Vedtatt på styremøtet 2005-02-21 samt oppdatert på styremøtet 2006-02-15 og 2006-10-17

Instruks for styret

Styremøter

Styremøter i NUUG arrangeres med ca. 1.5 måneds mellomrom. De annonseres på NUUGs webside og styreleder sender ut påminnelse til styret@nuug noen dager før fristen for å levere inn saker til styremøtet går ut.

Frist for innmelding av saker samt levering av skriftlig orienteringer og saksframlegg er kl. 24:00 tre dager før møtet. Hver sak har en ansvarlig som skal skrive framlegget i saken. Saker uten skriftlig framlegg blir fjernet fra sakslisten. Hver sak har et estimat på hvor mange minutter som vil bli brukt på denne saken. Ansvarlig for saken bestemmer hvor mye tid som skal settes av til saken. Hele møtet har en fast tidsramme på 1.5 timer. Det styret ikke rekker på denne tiden, utsettes til neste møte. Agenda for styremøtet sendes til aktive@nuug så snart den er klar.

Referat godkjennes via mail til styret. Utkast til referat sendes styret@nuug så snart det er klart, og styret har så 14 dager fra mottakelsen av utkastet på å komme med rettelser til referenten. Når 14 dager er gått, så skal referenten komme med oppdatert referat til styret@nuug. De som sendte inn kommentarer er ansvarlig for å kontrollere at det korrigerte referat er akseptabelt. Når 14 dager fra første utsending er gått så anses referatet som godkjent med de kommentarene som er kommet inn. Godkjente referater legges ut fortløpende på NUUGs dokumentoversikt, samt sendes på mail til medlemmer@nuug.

Dokumenter som kun skal være tilgjengelig for styret legges ut på styrewebben, der også oppdatert økonomioversikt ligger.

Rollebeskrivelser/ansvarsområder

Leder

Leder styremøtene. Setter sammen saksliste og sender ut agenda. Skriver årsrapport til årsmøtet. Godkjenner utbetalinger i samarbeid med kasserer. Attesterer fakturaer.

Nestleder

Overtar for leder ved fravær. Attesterer utbetalinger til leder.

Sekretær

Sørger for at referater fra styremøter og årsmøter legges ut på web.

Kasserer

Attesterer og registrerer utbetalinger i nettbank. Godkjenner utbetalinger i samarbeid med leder. Oppdaterer økonomioversikten på web. Legger fram økonomistatus på hvert styremøte

Holder kontakt med sekretariatet/regnskapsfører/revisor etter behov. Kontakt med NUUG's bankforbindelse. Kontakt med Usenix angående medlemmer (rapport om nye medlemmer og adresse-endringer sendes hvert kvartal). Utarbeide og følge opp budsjett i samråd med det øvrige styret.

Detaljert saksgang for utbetalinger: Originalfaktura + en kopi sendes til kasserer, som attesterer, registrerer på web og i nettbank. Kopien beholdes og originalen returneres sekretariatet for å bli attestert av leder/nestleder og deretter arkivert i regnskapet.

Instruks / oppgaver for sekretariatet

Sekretariatets arbeide reguleres også av avtalen mellom NUUG og DND-sekretariatet.

Medlemsregister

• Registrere inn alle nye medlemmer
• Sender info til NUUGs nye medlemmer
• Registrere utmeldinger & adresseendringer
• Fakturerer nye medlemmer
• Føre liste over nye og utmeldte medlemmer (til styret)
• Føre liste over alle innbetalinger som sendes til Usenix
• Svarer på henvendelser mail og pr telefon

Sekretariatet tar seg av alle endringer av medlemsregisteret. En kopi av registeret er tilgjengelig for styret via CVS (nuug/styre/medlemsliste.csv). Informasjonen vi har registrert sendes ut til medlemmene to ganger i året (før årsmøteutsending og før fakturautsending) for korrekturlesing.

Det er viktig at registeret og mailinglisten bruker de samme mailadressene. Når det skjer endringer i mailinglisten skal sekretariatet ha beskjed. Dette skjer automatisk ved hjelp av en cron-jobb.

Postliste for papirpost

Sekretariatet fører liste over mottatt korrespondanse som kommer via papirpost. Dvs. brev, postkort etc. Reklame og kontoutdrag føres normalt ikke. Listen legges fram for styret hvert styremøte.

Listen skal inneholde ankomstdato, info om avsender og info om hva saken gjelder.

Regnskapet

• Registrerer alle bilag
• Purrer alle ikke har betalte medlemmer
• Avstemminger (bank og medlemskontingent)
• Regnskapsrapporteringer
• Sende regnskap til revisor og har kontakt vedr. regnskapet

Utsendelse av årsmøtedokumenter

Møter på styremøtene.
Skriver referat & sender dette til høring.
Sørger for at godkjente referater blir underskrevet.