Norwegian UNIX systems User Group Referat styremøte i NUUG Tid: Onsdag 2006-01-18 kl. 17:30 - 19:45 Sted: Lokalene til DND i Møllergata 24 Styremedlemmer: Petter Reinholdtsen, Jon Petter Bjerke(skype),Peter N. M. Hansteen(skype), Terje Trane Forfall: Heine Aarbø, Morten Kjelkenes Sekretariatet: Anne Martinsen Inviterte: Standardgruppa: Idar Tollefsen (standard-gruppa) (skye) Saksliste: 2006-01 Godkjenning av referater Referat fra forrige styremøte ble ikke godkjent. Sekretariatet sendte ut referat fra styremøtet 2005-12-05 til styret@nuug 2006-01-04 og 2006-01-06. Innspill skal være innen 14 dager etter utsendelse, slik at det ikke vil kunne godkjennes før etter styremøtet. Sekretær Morten Kjelkenes er ansvarlig for å følge opp at godkjente referat blir lagt ut på web. 2006-02 Opptak og endringer av medlemmer Anne i sekretariatet skal send ut oversikt over endringer i medlemsmassen til styret i forkant av møtet. Sekretariatet hadde ikke sende/oppdatert nye lister til denne gange og nye medlemmer godkjennes neste styremøte. Det er oppdaget problemer med den automatiske overføringen av medlemsregisteret til NUUGs maskin, slik at denne ennå ikke kan brukes til å lage komplett oversikt over endringer. DND-sekretariatet er på saken, og vi håper det bedrer seg snart. 2006-03 Status for møtene i NUUG Oslo Møtene går sin gang. På desembermøtet tok arrangørene opp forslaget om å be alle som deltar om å legge igjen navn og mail adresse ferdig skjema ble laget. Dette fungerte fint, og vi bør fortsette med det. Listen ble brukt til å legge folk inn på annonsering@ hvis de ikke allerede mottar mail fra NUUG, listen blir så sendt over til sekretariatet som legger dem inni medlems- og adresseregisteret. Januarmøtet handler om debian-pakker, de andre er åpne. Mulig atmars-møtet vil handle om ITIL. Planlegging av vårens program gjøres på de månedlige arbeidsmøtene. 2006-04 Status for standardarbeidet i regi av NUUG. Her er det sporadisk aktivitet. Inntressen for selve arbeidet er der, men det er vanskelig å komme inn. Det er kanskje prisen kr 15.000,- for firma og kr 5.000,- for medlemmer som er for høy? Idar Tollefsen leder i standard-gruppa i NUUG deltok via (SKYPE) for å fortelle om status for arbeidet. Petter Reinholdtsen setter Idar Tollefsen i kontakt med journalist i CW. 2006-05 Samarbeid med SUN og Svein Langholm Ikke noe nytt i denne saken. SUN gjennomførte sin lanseringsfest i desember, og en rekke folk hadde møtt opp. Petter hadde kontakt med folk i SUN og vi er enige om å fortsette kontakten. En god del av de NUUG-medlemmene som Petter snakket med hadde ikke vært på medlemsmøter. 2006-06 Spørreundersøkelse blant medlemmene På arbeidsmøtet fikk man lagt inn noen spørsmål. Problemene er å få laget spørsmålene hva skal være med? Og hvor mange skal man ha? Her trenger man innspill. Bruker navn og passord, kan styret få slik at de kan se hvordan dette er tenkt lagt opp. Det skal også være lett å få ut alle svarene etterpå. Bør bruke ett arbeidsmøte der de som er involvert i spørreundersøkelsen deltar. 2006-07 Samarbeide med LINUXmagasinet Petter Reinholdtsen skal fortsette kontakten med LINUXmagasinet. Brev som følger med utgaven av LINUXmagasinet til NUUGs medlemmer er laget av Petter Reinholdtsen og sekretariatet tar imot abonnementene som melder seg. 2006-08 Forberedelser til årsmøte i NUUG Jon Petter Bjerke legger fram utkast til budsjett basert på innspill fra forrige styremøte. Terje Trane legger fram første utkast til årsberetning og har vurdert om vi bør foreslå endringer av vedtektene, og legger fram sine konklusjoner. Dette var ikke klart så arbeidsmøte 24. januar benyttes til dette arbeid. Valgkomiteen er i gang med arbeidet for forslag til årsmøtet. Sekretariatet orienterte om foreløpig status for regnskapet for 2005. Navn endring ble diskutert men man kom ikke videre i saken. Styret diskuterer dette videre og tas opp førstkommende styremøte. Det som gjenstår må være klart til styremøtet 15. februar, da det er siste styremøte før årsmøtet og alle papirer må da være klart til utsendelse. Årsmøtet starter som vanlig kl 1800 med medlemsmøte kl 1830. 2006-09 Oppdatering og trykking av informasjonsfolder Info folder var ikke ferdig, jobber med denne på neste arbeidsmøte. Må bli flinkere til å fortelle om medlemsfordeler, dette bør også ligge ute på weben. Info brosjyrene skal sendes til alle nye medlemmer, samt til gamle medlemmer for reverving? Vedtakssaker 2006-10-05 Oppdatering av styreinstruks? Styreinstruksen ble vedtatt på styremøtet 2005-02-21, og skulle opp til revisjon høsten 2005. Dette ble ikke gjort, så det er på tide å se hvilke endringer som bør inn. Det er litt usikkerhet rundt rutiner og rammer for utlegging av styreinnkalling og agenda på web og mail. Foreslår at den legges ut offentlig før styremøtene, samt sendes ut på mail til medlemmene. Det er litt vekslende praksis når det gjelder mailformater. Jeg foreslår at vi standardisererer på tekstformat på mail (text/plain med ISO-8859-1, ISO-8859-15 eller UTF-8). Vi bør dokumentere rutiner for oppdatering av medlemsregisteret. Endrer sendes fortsatt til sekretariatet, naturligvis, men hvem kan oppdatere hva? Hvem kan oppdatere mailadresser, postadresser, etc? Det bør dokumenteres rutiner for oppdatering avmailingliste-abonnenter, som bør nevne at sekretariatet må fåbeskjed når det blir gjort endringer. Det hender at henvendelser glipper for sekretariatet, samt at saker som styret jobber med går i glemmeboken. Jeg foreslår at vi oppretter et ticket-system for sekretariatet og styret. Sekretariatet lager en postjournal som logger all inngående post. Her skal ikke reklame og bankgiroen journalføres men alle andre henvendelser. Styret ønsker å se denne ved hvert styremøte. Forslag til vedtak: Petter Reinholdtsen får ansvaret med å føre inn de forslag til endring av styreinstruksen som kom fram på møtet, og forslag til endelig tekst legger fram for styret til neste styremøte. 2006-11 Vervekampanje? NUUGs medlemsmasse har gått sakte men sikkert nedover de siste årene. Ca. tre medlemmer færre hvert år de siste tre årene, og fra 75 til 61 bedriftsmedlemmer i samme periode. Vi bør forsøke å motvirke denne trenden. Innsamling av navn og adresser til deltagerne på møtene i NUUG Oslo er et forsøk på å øke motivasjonen til de som deltar der til å melde seg inn. En annen ide er å gjennomføre en vervekampanje, der eksisterende medlemmer får en eller annen verve-premie for å skaffe oss nye medlemmer. En tredjeidé er å ta kontakt med tidligere medlemmer for å høre om de er interessert i å melde seg inn igjen. Skal vi lage vervekampanje? Hvilken strategi bør vi velge? Vedtak fra 28. september 2005 eZ systems vant prisutdelingen i 2005. Styret gav sin tilslutning til valg av vinner. Avgjørelsen ble gitt på mail da styret på dette tidspunkt ikke hadde styremøte. Neste styremøte: Onsdag 15 februar kl 1730-1900 Referent: Anne Martinsen 6.2.2006, frist for kommentarer er mandag 20 februar 2006 _____________________________ __________________________ Petter Reinholdtsen Jon Petter Bjerke _____________________________ __________________________ Gaute Nessan Terje Trane Peter N. M. Hansteen _____________________________ ___________________________ Morten Kjelkenes Heine Aabø